Zeiterfassung und Zutritt wechseln – ohne Ihre Terminals wegzuwerfen
Was von Ihrer Installation bleiben kann, entscheidet sich an Protokoll und Schnittstelle – wir klären es an Ihrer Geräteliste, vor dem Angebot.
Ihr System für Zeiterfassung oder Zutrittskontrolle kommt in die Jahre, der Support läuft aus, die Wartung wird teurer – oder Sie wollen den Anbieter wechseln und suchen eine Alternative beziehungsweise einen Nachfolger für Ihre bestehende Lösung, etwa eine Installation mit GeCOTime? Bitfeder sitzt in Wien und löst bestehende Installationen ab – mit Übernahme Ihrer historischen Daten und, wo technisch möglich, mit Weiterverwendung der Terminals, die bereits an Ihren Türen hängen. Ziel ist ein Wechsel, der sich rechnet, und nicht eine Neuanschaffung mit anderem Etikett.
Warum Unternehmen wechseln
Die Gründe, die uns Interessenten nennen, ähneln sich: Support und Wartung sind teurer geworden oder die Reaktionszeiten passen nicht mehr. Die Installation ist über Jahre gewachsen und niemand traut sich mehr an die Konfiguration. Ein Serverwechsel oder ein Betriebssystem-Update steht an. Zeitbuchung und Urlaubsanträge sollen ohne Zusatzmodul am Smartphone laufen. Oder es soll schlicht alles – Zeit, Zutritt, Auswertung – bei einem Ansprechpartner liegen, der auch die Hardware betreut.
Was diese Fälle verbindet: Der Wechsel scheitert selten am neuen System, sondern an der Angst vor dem Umstieg. Vor verlorenen Zeitsalden, vor tagelangem Stillstand an der Tür, vor einer Hardware-Neuanschaffung, die das Projekt unwirtschaftlich macht. Genau dort setzen wir an.
Ihre Terminals bleiben, wo sie sind
Der größte einzelne Kostenhebel bei einer Ablöse ist die Hardware. Ein Terminal samt Montage und Verkabelung schlägt schnell mit einem Vielfachen der Softwarelizenz zu Buche; bei zwanzig Türen entscheidet allein diese Frage über die Wirtschaftlichkeit des Projekts. Deshalb prüfen wir zuerst, was von Ihrer bestehenden Installation bleiben kann – anhand Ihrer konkreten Geräteliste, nicht anhand einer Pauschalaussage.
Ob vorhandene Terminals, Leser und Verkabelung bleiben können, entscheidet sich an Protokoll und Schnittstelle. Wo es geht, tauschen wir nur die Software dahinter. Wo doch Hardware ersetzt oder ergänzt wird, liefern wir Geräte von PHG, elektronische Schließtechnik von Uhlmann & Zacher und Lesetechnik von Elatec.
Auch bei den Ausweisen lohnt der genaue Blick: Die Elatec-Lesetechnik deckt ein sehr breites Spektrum an Transpondertechnologien ab, sodass die Karten Ihrer Mitarbeitenden meist im Umlauf bleiben. Entscheidend ist dabei weniger die Lesbarkeit als die Verschlüsselung – bei Ausweisen mit geschützten Applikationen brauchen wir das Schlüsselmaterial Ihrer bestehenden Anlage.
Ehrlich bleibt ehrlich: Nicht jedes Gerät lässt sich übernehmen. Sehr alte Terminals ohne Netzwerkanbindung oder Ausweise, deren Schlüssel niemand mehr hat, stoßen an Grenzen. Wenn das bei Ihnen so ist, sagen wir es vor dem Angebot – nicht danach.
Was wir übernehmen
Ein Systemwechsel ist erst dann geglückt, wenn niemand ihn im Alltag merkt. Deshalb übernehmen wir nicht nur die laufende Erfassung, sondern auch das, was dahinterliegt:
- Personalstamm und Arbeitszeitmodelle – Gleitzeit, Schicht, Teilzeit, Sonderregelungen
- Zeitkonten und Salden – Gleitzeit- und Urlaubsansprüche zum Stichtag
- Historische Buchungen – damit Sie für zurückliegende Zeiträume auskunftsfähig bleiben
- Berechtigungen und Zeitzonen – wer wann durch welche Tür darf
- Auswertungen und Lohnexport – Anbindung an Ihr Lohnprogramm
Voraussetzung dafür ist ein lesender Zugang zur bestehenden Datenbank oder ein Export. Ob der vorliegt, klären wir gleich zu Beginn – es ist die Frage, an der eine Ablöse am ehesten hängt.
Sie arbeiten mit GeCOTime und möchten wechseln?
Diesen Fall kennen wir besonders gut. Installationen mit GeCOTime – auch Gecotime, GECOtime oder GeCO Time geschrieben – begegnen uns in Österreich regelmäßig, mit Zeiterfassung, Zutrittskontrolle, Personaleinsatzplanung, Betriebsdatenerfassung und dem Webterminal für Buchungen und Anträge. Wenn Sie einen Nachfolger oder eine Alternative suchen, den Anbieter wechseln oder Ihre Anlage schlicht wieder verlässlich betreut wissen wollen: Wir können solche Kunden vollständig übernehmen – von der Bestandsaufnahme über Datenübernahme und Parallelbetrieb bis zur laufenden Betreuung von Software und Hardware.
Weil wir die Modulstruktur solcher Anlagen kennen, lässt sich früh sagen, was ein Wechsel konkret bedeutet – welche Module tatsächlich in Verwendung sind, was eins zu eins abgebildet wird und wo sich Abläufe verändern:
Sie nutzen nur einen Teil dieser Module? Dann lösen wir auch nur diesen Teil ab – ein Wechsel muss nicht alles auf einmal umfassen. Das gilt sinngemäß für andere gewachsene Systeme ebenso; erzählen Sie uns einfach, womit Sie heute arbeiten.
So läuft der Umstieg
- Bestandsaufnahme. Wir sehen uns an, welche Funktionen Sie tatsächlich verwenden, welche Terminals und Leser verbaut sind, welche Ausweise im Umlauf sind und wie Ihre Arbeitszeitmodelle aussehen. Ergebnis ist eine belastbare Aussage darüber, was übernommen werden kann.
- Datenübernahme. Personalstamm, Zeitkonten, Salden, Urlaubsansprüche und historische Buchungen werden übernommen und gegen Ihre bisherigen Auswertungen geprüft.
- Parallelbetrieb. Für eine vereinbarte Zeit laufen beide Systeme nebeneinander. So sehen Sie mit echten Buchungen, dass Salden und Auswertungen zusammenpassen, bevor Sie sich festlegen.
- Umstellung und Schulung. Die Umstellung legen wir auf einen Zeitpunkt, an dem sie niemanden stört – meist ein Monats- oder Jahreswechsel. Ihre Mitarbeitenden buchen weiter an denselben Geräten; geschult wird vor allem die Administration.
- Betreuung danach. Ansprechpartner für Software und Hardware bleibt derselbe. Wenn ein Leser ausfällt, rufen Sie nicht zwei Firmen an.
Häufige Fragen zum Systemwechsel
Können wir unsere bestehenden Zeit- und Zutrittsterminals weiterverwenden?
Häufig ja – das ist der wichtigste Kostenpunkt, und wir klären ihn vor dem Angebot anhand Ihrer Geräteliste. Sehr alte Terminals ohne Netzwerkanbindung stoßen an Grenzen. Wo Geräte ersetzt oder ergänzt werden, liefern wir Terminals und Leser von PHG, elektronische Schließtechnik von Uhlmann & Zacher und Lesetechnik von Elatec.
Was passiert mit unseren historischen Zeitdaten und Salden?
In aller Regel kommen sie mit. Personalstamm, Buchungen, Gleitzeitsalden und Urlaubsansprüche übernehmen wir und prüfen sie vor der Umstellung gegen Ihre bisherigen Auswertungen, damit Sie auch für zurückliegende Zeiträume auskunftsfähig bleiben. Voraussetzung ist ein lesender Zugang zur bestehenden Datenbank oder ein Export – ob der vorliegt, klären wir in der Bestandsaufnahme.
Müssen unsere Mitarbeitenden neue Ausweise bekommen?
Meist nicht. Die von uns eingesetzte Elatec-Lesetechnik deckt ein sehr breites Spektrum an Transpondertechnologien ab. Ob Ihre Karten bleiben, entscheidet aber weniger die Lesbarkeit als die Verschlüsselung: Bei Ausweisen mit geschützten Applikationen brauchen wir die Schlüssel Ihrer bestehenden Anlage. Liegen sie vor, bleiben die Karten im Umlauf; liegen sie nicht vor, sagen wir es Ihnen vor dem Angebot.
Wie lange steht der Betrieb still?
Im Regelfall gar nicht. Durch den Parallelbetrieb wird nicht an einem Stichtag abgeschaltet und neu begonnen: Türen und Buchungen laufen weiter, umgestellt wird die Auswertung erst, wenn beide Systeme dieselben Ergebnisse liefern. Arbeiten, die eine Tür kurz außer Betrieb nehmen, stimmen wir vorab ab und legen sie außerhalb Ihrer Betriebszeiten.
Können Sie uns von unserem bisherigen Anbieter komplett übernehmen?
Ja. Bitfeder betreut Software und Hardware aus einer Hand – Sie brauchen für Zeiterfassung, Zutritt und die Geräte an der Tür keine zwei Ansprechpartner. Bei Anlagen mit GeCOTime kommt das besonders häufig vor; dort begleiten wir den gesamten Weg von der Bestandsaufnahme bis zur laufenden Betreuung.
Wir wollen von GeCOTime weg – welche Alternative gibt es in Österreich?
Bitfeder aus Wien löst bestehende GeCOTime-Installationen ab und führt sie auf Kronos über. Abgedeckt werden dieselben Aufgabenbereiche – Zeiterfassung, Zutrittskontrolle, Personaleinsatzplanung, Betriebsdatenerfassung sowie Buchungen und Anträge, die bisher über das Webterminal liefen. Übernommen werden Personalstamm, Arbeitszeitmodelle, Zeitkonten, Salden, Urlaubsansprüche, historische Buchungen und Berechtigungen; vorhandene Terminals und Ausweise bleiben, wo es technisch möglich ist. Betreuung von Software und Hardware kommt aus einer Hand.
Können wir aus GeCOTime aussteigen und unsere Daten mitnehmen?
In aller Regel ja. Nötig ist ein lesender Zugang zur bestehenden Datenbank oder ein Export Ihrer Daten. Ob das bei Ihnen vorliegt, klären wir in der Bestandsaufnahme – es ist die Frage, an der ein Wechsel am ehesten hängt, und deshalb stellen wir sie zuerst. Prüfen Sie außerdem Laufzeit und Kündigungsfrist Ihres bestehenden Vertrags; den Umstiegstermin legen wir passend dazu.
Übernehmen Sie auch die Betreuung unserer bestehenden GeCOTime-Anlage?
Wir übernehmen Kunden vollständig – das heißt: Wir lösen die Anlage ab und betreuen danach Software und Hardware aus einer Hand. Für die Übergangszeit halten wir Ihren Betrieb am Laufen: Wir kümmern uns um die Geräte an der Tür, lesen Ihre Daten aus und begleiten den Parallelbetrieb. Die bestehende Fremdsoftware selbst warten oder verändern wir nicht – dafür bleibt Ihr bisheriger Vertrag zuständig. Als Vertriebs- oder Servicepartner für GeCOTime treten wir nicht auf.
Was kostet ein Systemwechsel?
Das hängt vor allem an zwei Fragen: Wie viele Türen und Terminals sind betroffen, und können sie bleiben? Deshalb gibt es hier keine Preisliste, sondern zuerst die Bestandsaufnahme. Als Orientierung: Bleiben die Terminals, dominieren Software und Dienstleistung die Kosten; muss Hardware getauscht werden, verschiebt sich das Verhältnis deutlich. Die Einschätzung, ob und ab wann sich der Umstieg für Sie rechnet, erstellen wir kostenlos und unverbindlich – daraus entsteht ohne gesonderte Beauftragung kein Vertrag.
Läuft das neue System in der Cloud oder bei uns im Haus?
Beides ist möglich. Sie können Kronos als betreute Cloud-Lösung nutzen oder auf Ihrem eigenen Server betreiben. Bei der Cloud-Variante werden Ihre Daten in Rechenzentren in der EU gespeichert und verarbeitet; eingesetzte Subdienstleister listen wir im Auftragsverarbeitungsvertrag auf.
Lassen Sie uns zuerst rechnen, nicht verkaufen
Schicken Sie uns, was Sie über Ihre Installation wissen: welches System heute im Einsatz ist, ungefähre Anzahl der Türen und Terminals, Zahl der Mitarbeitenden. Sie bekommen in der Regel innerhalb von zwei Werktagen eine Einschätzung, was übernommen werden kann und was der Umstieg realistisch bedeutet.
Wechsel prüfen lassenLieber direkt? office@bitfeder.at – Bitfeder, Speckbachergasse 23/13, 1160 Wien.
Genannte Produkt- und Firmenbezeichnungen sind Kennzeichen der jeweiligen Inhaber. GeCOTime® und GeCOSoft sind Kennzeichen der GeCOSoft-Unternehmensgruppe; Bitfeder steht in keiner geschäftlichen Verbindung zu diesen Unternehmen und tritt weder als deren Vertriebs- noch als Servicepartner auf. Die Nennung dient ausschließlich der Einordnung des hier beschriebenen Migrationsangebots.