GeCOTime ablösen – ohne Ihre Terminals wegzuwerfen
Was von Ihrer Installation bleiben kann, entscheidet sich an Protokoll und Schnittstelle – wir klären es an Ihrer Geräteliste, vor dem Angebot.
Sie erfassen Zeiten, steuern Zutritte oder planen Personal noch mit GeCOTime (auch Gecotime oder GeCO Time geschrieben) und suchen einen Nachfolger, eine Alternative oder einfach wieder verlässlichen Support? Bitfeder sitzt in Wien, kennt diese Installationen aus der Projektpraxis und führt Sie auf Kronos über: mit Übernahme Ihrer historischen Daten und, wo technisch möglich, mit Weiterverwendung der Terminals, die bereits an Ihren Türen hängen.
Warum Unternehmen wechseln
Die Gründe, die uns Interessenten nennen, ähneln sich: Support und Wartung sind teurer geworden oder die Reaktionszeiten passen nicht mehr. Die Installation ist über Jahre gewachsen und niemand traut sich mehr an die Konfiguration. Ein Serverwechsel oder ein Betriebssystem-Update steht an. Zeitbuchung und Urlaubsanträge sollen ohne Zusatzmodul am Smartphone laufen. Oder es soll schlicht alles – Zeit, Zutritt, Auswertung – bei einem Ansprechpartner liegen, der auch die Hardware betreut.
Was diese Fälle verbindet: Der Wechsel scheitert selten am neuen System, sondern an der Angst vor dem Umstieg. Vor verlorenen Zeitsalden, vor tagelangem Stillstand an der Tür, vor einer Hardware-Neuanschaffung, die das Projekt unwirtschaftlich macht. Genau dort setzen wir an.
Ihre Terminals bleiben, wo sie sind
Der größte einzelne Kostenhebel bei einer Ablöse ist die Hardware. Ein Terminal samt Montage und Verkabelung schlägt schnell mit einem Vielfachen der Softwarelizenz zu Buche; bei zwanzig Türen entscheidet allein diese Frage über die Wirtschaftlichkeit des Projekts. Deshalb prüfen wir zuerst, was von Ihrer bestehenden Installation bleiben kann – anhand Ihrer konkreten Geräteliste, nicht anhand einer Pauschalaussage.
Häufig lassen sich vorhandene Terminals, Leser und die bestehende Verkabelung weiter betreiben; getauscht wird dann nur die Software dahinter. Wo doch Hardware ersetzt oder ergänzt wird, liefern wir Geräte von PHG, elektronische Schließtechnik von Uhlmann & Zacher und Lesetechnik von Elatec. Gerade die Elatec-Lesetechnik ist bei einer Ablöse viel wert: Sie deckt ein sehr breites Spektrum an Transpondertechnologien ab, sodass die Karten Ihrer Mitarbeitenden meist im Umlauf bleiben können – sofern bei verschlüsselten Ausweisen das Schlüsselmaterial der Altanlage verfügbar ist.
Ehrlich bleibt ehrlich: Nicht jedes Gerät lässt sich übernehmen. Sehr alte Terminals ohne Netzwerkanbindung oder mit proprietär verschlüsselten Ausweisen stoßen an Grenzen. Wenn das bei Ihnen so ist, sagen wir es vor dem Angebot – nicht danach.
Modul für Modul: was aus GeCOTime wird
GeCOTime ist modular aufgebaut. Damit Sie einschätzen können, was Ihr Umstieg bedeutet, hier die Entsprechungen in Kronos:
Sie nutzen nur einen Teil dieser Module? Dann lösen wir auch nur diesen Teil ab. Ein Umstieg muss nicht alles auf einmal umfassen.
So läuft der Umstieg
- Bestandsaufnahme. Wir sehen uns an, welche Module Sie tatsächlich verwenden, welche Terminals und Leser verbaut sind, welche Ausweise im Umlauf sind und wie Ihre Arbeitszeitmodelle aussehen. Ergebnis ist eine belastbare Aussage darüber, was übernommen werden kann.
- Datenübernahme. Personalstamm, Zeitkonten, Salden, Urlaubsansprüche und die historischen Buchungen werden übernommen und gegengeprüft. Ihre Vergangenheit bleibt auswertbar – das ist schon wegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten wichtig.
- Parallelbetrieb. Für eine vereinbarte Zeit laufen beide Systeme nebeneinander. So sehen Sie mit echten Buchungen, dass Salden und Auswertungen zusammenpassen, bevor Sie sich festlegen.
- Umstellung und Schulung. Die Umstellung legen wir auf einen Zeitpunkt, an dem sie niemanden stört – meist ein Monats- oder Jahreswechsel. Ihre Mitarbeitenden buchen weiter an denselben Geräten; geschult wird vor allem die Administration.
- Betreuung danach. Ansprechpartner für Software und Hardware bleibt derselbe. Wenn ein Leser ausfällt, rufen Sie nicht zwei Firmen an.
Häufige Fragen zur GeCOTime-Ablöse
Können wir unsere bestehenden Zeit- und Zutrittsterminals weiterverwenden?
Häufig ja – das ist der wichtigste Kostenpunkt, und wir klären ihn vor dem Angebot anhand Ihrer Geräteliste. Sehr alte Terminals ohne Netzwerkanbindung stoßen an Grenzen. Wo Geräte ersetzt oder ergänzt werden, liefern wir Terminals und Leser von PHG, elektronische Schließtechnik von Uhlmann & Zacher und Lesetechnik von Elatec.
Was passiert mit unseren historischen Zeitdaten und Salden?
In aller Regel kommen sie mit. Personalstamm, Buchungen, Gleitzeitsalden und Urlaubsansprüche übernehmen wir und prüfen sie vor der Umstellung gegen Ihre bisherigen Auswertungen, damit Sie auch für zurückliegende Zeiträume auskunftsfähig bleiben. Voraussetzung ist ein lesender Zugang zur bestehenden Datenbank oder ein Export – ob der vorliegt, klären wir in der Bestandsaufnahme.
Müssen unsere Mitarbeitenden neue Ausweise bekommen?
Meist nicht. Die von uns eingesetzte Elatec-Lesetechnik deckt ein sehr breites Spektrum an Transpondertechnologien ab. Ob Ihre Karten bleiben, entscheidet aber weniger die Lesbarkeit als die Verschlüsselung: Bei Ausweisen mit geschützten Applikationen – etwa DESFire, LEGIC oder SEOS – brauchen wir die Schlüssel Ihrer bestehenden Anlage. Liegen sie vor, bleiben die Karten im Umlauf; liegen sie nicht vor, sagen wir es Ihnen vor dem Angebot.
Wie lange steht der Betrieb still?
Im Regelfall gar nicht. Durch den Parallelbetrieb wird nicht an einem Stichtag abgeschaltet und neu begonnen: Türen und Buchungen laufen weiter, umgestellt wird die Auswertung erst, wenn beide Systeme dieselben Ergebnisse liefern. Arbeiten, die eine Tür kurz außer Betrieb nehmen, stimmen wir vorab ab und legen sie außerhalb Ihrer Betriebszeiten.
Was kostet eine Ablöse?
Das hängt vor allem an zwei Fragen: Wie viele Türen und Terminals sind betroffen, und können sie bleiben? Deshalb gibt es hier keine Preisliste, sondern zuerst die Bestandsaufnahme. Als Orientierung: Bleiben die Terminals, dominieren Software und Dienstleistung die Kosten; muss Hardware getauscht werden, verschiebt sich das Verhältnis deutlich. Die Einschätzung, ob und ab wann sich der Umstieg für Sie rechnet, erstellen wir kostenlos und unverbindlich – daraus entsteht ohne gesonderte Beauftragung kein Vertrag.
Läuft Kronos in der Cloud oder bei uns im Haus?
Beides ist möglich. Sie können Kronos als betreute Cloud-Lösung nutzen oder auf Ihrem eigenen Server betreiben. Bei der Cloud-Variante werden Ihre Daten in Rechenzentren in der EU gespeichert und verarbeitet; eingesetzte Subdienstleister listen wir im Auftragsverarbeitungsvertrag auf.
Wir nutzen das Webterminal und die Anträge – gibt es das auch?
Ja. Buchen im Browser ersetzt das Webterminal, und Urlaubs-, Zeitausgleichs- und Korrekturanträge laufen digital mit Freigabe durch die Führungskraft. Beides funktioniert am Schreibtisch wie am Smartphone – in derselben Oberfläche und ohne Zusatzmodul.
Lassen Sie uns zuerst rechnen, nicht verkaufen
Schicken Sie uns, was Sie über Ihre Installation wissen: ungefähre Anzahl der Türen und Terminals, Zahl der Mitarbeitenden, genutzte Module. Sie bekommen in der Regel innerhalb von zwei Werktagen eine Einschätzung, was übernommen werden kann und was der Umstieg realistisch bedeutet.
Ablöse prüfen lassenLieber direkt? +43 699 11082078 oder office@bitfeder.at – Bitfeder, Speckbachergasse 23/13, 1160 Wien.
GeCOTime® und GeCOSoft sind Kennzeichen der GeCOSoft-Unternehmensgruppe (GeCOSoft mbH, Ulm; Vertrieb in Österreich durch die Gecosoft GmbH, Wien). Bitfeder steht in keiner geschäftlichen Verbindung zu diesen Unternehmen und tritt weder als deren Vertriebs- noch als Servicepartner auf. Die Nennung dient ausschließlich dazu, Anwenderinnen und Anwendern die Einordnung des hier beschriebenen Migrationsangebots zu ermöglichen.